りお｜止まる業務を整える人

小規模企業の経営者・管理者の方へ 忙しいのに、なぜか前に進まない。 その原因は仕事量だけではないかもしれません。 探し物が見つからない。 確認の返事を待つ。 担当者がいないと仕事が止まる。 そんな小さな滞りが重なると 頑張る人ほど気合いで埋め合わせ 余計に疲れてしまいます。 業務の流れを整理するだけで 負担が軽くなることもあります。 私は警察官として20年 相手の話を聞き、事実を確かめ、記録を整えながら、関係者と物事を前に進めてきました。 今はその経験を生かし、仕事の流れを見える形にして 現場で無理なく続く仕組みづくりをお手伝いしています。 AIはあくまで手段です。 目指すのは業務がちゃんと回り、 本来の仕事に集中できる状態です。 忙しくて整理まで手が回らない方の 交通整理役になれたらと思っています。 ご相談はDMからお気軽にどうぞ。

今日はこちらのセミナーに参加！ やっぱり私はGASが好きだな😊 でも本当に大事なのは、GASを構築するための鬼ヒアリング！ まずは文書化されていない、担当者の頭の中にしかないルールや判断基準を事細かに聴くこと。 当たり前かもしれないけど、意外とみんな中途半端になりがちやと思う。 今日はその大事さを改めて実感させていただきました🍀

短い打ち合わせで 見せたい資料に入る前に時間が終わることがあります 話したいことが多いほど 最初の説明が長くなりやすい ・聞く時間 ・見せる時間 ・決める時間 先に割り振っておくと 資料を開く場面まで届きやすくなる 次の打ち合わせでは 時間配分に意識して取り組んでみる #業務改善

AIを業務に入れたいけど 情報がどこに渡るのか分からず止まっていませんか 不安の正体はAIそのものより データの行き先が見えていないことかも。 社内で使うAIアプリと 外部のAIサービスは 同じAIでも情報の通り道が違います 矢印と番号で どこから入ってどこへ出るかを図にしてみる 確認する場所が絞れます まず今使いたい作業を1つ選んで その流れだけ矢印で描いてみる #AI活用　#外部連携

AIに任せる資料の中に見せたくないものが混じっている時 「この資料は見ないで」と指示して安心していませんか？ 指示書は遮断じゃない 「見ないで」と書いても アクセスそのものが止まるわけじゃない 指示書はお願いで 遮断は権限の設定 AIに任せる前に確認するのは3つ ・どの資料に届く状態か ・AIにどこまで権限があるか ・どこへ外部送信されるか 3つを紙に書き出してみると 漠然とした不安が自分で確認できる項目に変わります #AI活用　＃セキュリティ

経費の申請が差し戻し 理由を聞き直す往復が続いていませんか それ、再申請の画面で差戻しの理由が見えると防げるかも！ 申請する側： 何を直せば良いか一目でわかる 確認する側： 何を指摘したか見える 表示される内容を整えるだけで 無駄なやりとが減ります！ 差戻し通知も、定型文だけでよくなるおまけ付き😊 #業務改善

今の仕事が好きでも、 働き方を見直さなきゃいけない時はある。 実は私、前の仕事は天職だと思っていました。 （今も思ってます！） でも家族のことやこれからの暮らしを考えた時に 今とは違う働き方も考えておく必要があるなと。 だから少しずつ新しいことを学び始めました。 その中で気づいたのは、 働き方を変えることは今までを否定することじゃないということ。 これまで積み上げてきた経験も、 違う場所で違う形で活かせるかもしれない。 もちろん、今すぐ何かを変える必要はないと思います。 ただ今の働き方以外にも選択肢があることは 知っておいてもいいんじゃないかなって。 私もまだまだ道半ばですが、 あの時、動き始めてよかったと思っています。 そんな働き方やキャリアの選択肢に触れられるイベントが、 11/28（土）に開催されます！ 女性のキャリアアップEXPO 2026 🔻特設サイト expo.remolabo.co.jp/ 🔻LINE登録リンク expo.remolabo.co.jp/line/ope… 私も当日はスタッフとして参加予定です😊 気になる方はぜひ！ ＃リモラボ　＃働き方

一覧の未チェックが5件残っていて どれが本当に未完了なのか分からない そんな場面がありませんか 実物と1件ずつ照合してみると ・実は完了済みだった ・途中で止まって失敗していた ・品質の確認待ちで保留だった と理由はさまざま。 チェック欄の印と実際の状態は別物 未完了なら、原因も一緒に表示する これだけで確認の手間が一つ減ります。 #業務改善　#効率化

AIで何度か修正や検証を指示していると 前回「ここは例外」と指示した箇所に また同じ指摘をしてくることがあります。 おかげで確認がもう1往復... そんな時は 前回との差分と どこを確認してほしいのか を具体的に指示してあげると良し これでいらない指摘や往復が減りますよ😊

報告書を書くとき 原因が分からないまま 結論を急いでいませんか 起きたことと なぜ起きたかは別の話 原因を埋めようとして推測を混ぜるより 確認できた事実と未確認の点を分けておく そうすると 次に何を調べればいいかが 見えてきます

画面を開いても 次にどこを押せばいいか分からない ボタンは揃っているのに 必要な操作が見つからない画面 作る人には分かっていても 初めて使う人が分からなければ意味がない。 使う人がその場で何をしたいか そこから画面を見直す。 次の一歩が自然に見える画面にしたいですね

日々の記録を自動で集計していて 作業はしているのに実績がゼロと出る日はありませんか ゼロの数字は人を疑わせます でも原因は書いた人ではなく 記録の形と拾う側の読み方のズレ。 見出しや箇条書きの形が 拾う側の想定と合っていないことも。 拾いに行ってゼロなのか エラーで止まってゼロなのか... ここを分けて設計する。 原因が分かれば不安も減る。 #自動化　#原因特定

AIを入れたのに 事務の負担が変わらない そんな場面があります 入れたかどうかではなく どの作業が減って どの作業が確認で残るか ここを見ないと次の手が決まらない。 1週間分の事務作業を書き出して ・AIで手順が減ったもの ・確認のために人が残るもの に分けて数えてみる どこから始めるかは そこから選べます #業務改善

申請したはずなのに 一覧に反映されていない そんなときにもう一度送る前に まず元の申請が保存されているか確かめる 通信が途中で切れると 画面に結果が出なくても 保存は済んでいることがあります 保存できたか分からないときの確認先を 普段の手順に入れておくと安心です

継続案件で担当範囲を広げるお話をいただきました。 実は7月にメインの仕事を整理して 案件がほぼゼロの状態からの再出発 手放すのは勇気が要り不安もありました 手放すことで新しいものが舞い込んでくると 先輩がくれた言葉を信じて前を向いてきた時間 まだまだですが、少しずつ進んでいる実感があります✨ #リモラボ　#フリーランス

月末になると 請求書を出したかどうか 一件ずつ探している 請求書を発行したら 一覧の状態も請求済みに変わる そんな仕組みを作っておくと 次に確認する案件を一覧から選べます 発行と送付が別なら 送ったかどうかも分けて記録する (送信済みは送信IDも一覧に返す) 状態を自動で反映させるのが 抜け漏れのないポイントです💡

月末・月初が近づくと 何を確認する日だったか 手帳を見返している 毎月の仕事でも 締切や担当が頭の中だけだと 引き継ぎにくい 作業ごとに期限と担当を決めて 月末・月初に一覧とお知らせが 届く仕組みを作る まずは毎月繰り返す作業を 一つ書き出すところから始めてみましょう！

接客や現場の対応が終わってから 見積や請求に取りかかる日が続く そんなときは毎月出る事務を 1つだけ書き出してみる いつ始めて どの資料を見て 誰が最後に確かめるか 流れが見えると 人に渡す部分と仕組みに任せる部分を 分けて考える材料になります

リマインドは届いているのに 今の作業が終わってからにしようと そのまま流れてしまう 届くことと動けることは別です 止まる原因は 通知がお知らせで終わっていて 次に何をするかまで決まっていないこと 例えば、 会議が終わったらまず先方に一言返す ここまで決めておく分け方もあります 今週流れた連絡を1件選んで 最初の一手を一行で書いてみましょう！

自分でやった方が早い仕事もある ただ 毎月同じ確認を繰り返しているなら 手順を短く残してみる ・受け取るもの ・確認すること ・最後に判断する人 全部を任せる前に どこまで渡せるかを考えるためにメモ 書いてみると意外と任せるものが多いことに気が付きます

また続かなかった 飽き性だから･･･と片づけたくなることも。 続かなかった時期と 続いていた時期を並べてみると 性格以外の違いが見えてくることも。 続くかどうかは 意志の強さだけでなく 動きやすい条件がそろっているか にも左右されそうです！ 続かなかったときと続いた時 あなたは、どんな違いがあったでしょうか？